Ngày 1/11/2004, Trung tâm dịch vụ ERP (FPT ERP Services Center – FES) chính thức tuyên bố hoàn thành dự án triển khai giải pháp tổng thể ERP – bộ Oracle E-Business Suite Special Edition cho công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Biên Hoà (Bibica), một công ty được niêm yết trên Sàn giao dịch chứng khoán HCM. Đây là dự án đầu tiên của FES kể từ khi Trung tâm ra đời (01/01/2004). Dự án đã hoàn tất thành công chỉ trong vòng 8 tháng cho tất cả các phân hệ tài chính kế toán, quy trình mua hàng, quy trình bán hàng, quản lý hàng tồn kho và cả một quy trình sản xuất đặc trưng phức tạp.
Kể từ khi áp dụng hệ thống Oracle vào tất cả các qui trình quản lý, Bibica đã tiết kiệm được thời gian và công sức rất nhiều trong cách thức quản lý cũng như lập báo cáo tài chính. Các bộ phận được tái cấu trúc theo một thể thức có hệ thống, trình tự và chặt chẽ hơn. Công việc không bị trùng lắp, các thông tin nhập vào hệ thống đều được tận dụng tối đa cho các phòng ban có liên quan. Các thông tin được chia sẻ tức thời giữa các bộ phận hay những người có liên quan giúp các vấn đề được giải quyết nhanh chóng hơn, đồng thời công tác quản lý cũng nhẹ nhàng hơn nhờ ứng dụng CNTT vào mô hình quản lý mới.
Theo Bibica, trước đây mọi thông tin không được liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, và khó khăn trong việc tổng hợp thông tin dữ liệu giữa các công ty thành viên với tổng công ty. Hơn nữa, do quy trình sản xuất phải qua nhiều công đoạn, phải tập hợp thông tin rất nhiều từ các yếu tố đầu vào nên việc quản lý và tính chi phí giá thành sản phẩm khó khăn và thường được tính ở mức ước tính một cách tương đối. Người quản lý không biết chính xác được dây chuyền sản xuất đang ở giai đoạn nào, tình trạng ra sao…
Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh nhằm tăng cường chất lượng phục vụ khách hàng và khả năng cạnh tranh, sau một thời gian tìm hiểu và khảo sát khả năng ứng dụng của một số phần mềm trong nước và nước ngoài, Bibica quyết định chọn giải pháp Oracle của FES HCM. Đây là phần mềm mang tính chất toàn cầu, có cấu trúc quản lý đa cấp ngành rất thích hợp với quy mô và cấu trúc hiện tại của Bibica. Giải pháp Oracle hoàn toàn đáp ứng các tiêu chí chọn lựa phần mềm quản lý của Bibica như khả năng quản lý đa cấp đa ngành, triển khai nhanh chóng, đảm bảo mọi số liệu là tức thời, mức độ tích hợp cao giữa các thành phần khác nhau của hệ thống ERP, giao diện thân thiện với ngôn ngữ Tiếng Việt, đáp ứng tốt hệ thống kế toán Việt Nam (VAS) và các báo thuế (VAT) theo chuẩn mực hiện hành của nhà nước Việt Nam, đáp ứng tốt các báo cáo quản trị cho các cấp lãnh đạo, hệ thống linh hoạt và tuỳ biến thích hợp với môi trường doanh nghiệp phát triển nhanh và đa dạng, giải pháp tổng thể để đáp ứng cả một quy trình quản lý từ khâu tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, quản lý kho hàng, và khả năng đáp ứng quy trình sản xuất từ dạng đơn giản (discrete manufacturing) đến phức tạp (process manufacturing), đảm bảo sự liên kết chặt chẽ các số liệu giữa các phòng, ban với khâu sản xuất.
Oracle còn là một giải pháp tối ưu nhất cho tổng chi phí đầu tư về ERP so với các sản phẩm phần mềm nước ngoài khác. Đối với Oracle thì giá license của sản phẩm luôn được bao gồm license về phần mềm (Application), license cho cơ sở dữ liệu Oracle (database) và công cụ phát triển trong Oracle. Do đó, doanh nghiệp sẽ không cần phải mua thêm license cho bất kỳ cơ sở dữ liệu nào khác nữa. Chi phí triển khai và các dịch vụ kèm theo thì tuỳ theo ngân sách và nhu cầu cấp thiết của từng doanh nghiệp mà hệ thống sẽ được triển khai theo kiểu cuốn chiếu (từng giai đoạn, từng phân hệ trong từng năm) hay theo kiểu big bang (tức triển khai tổng thể một lần cho tất cả các phân hệ trong một thời điểm xác định). Đây là một bước cải tiến đột phá của công ty Oracle để sản phẩm có thể thâm nhập sâu và rộng vào thị trường tiềm năng tại Việt Nam mà tính tiện ích và hữu dụng của giải pháp Oracle không hề thay đổi.
Đặc biệt, Bibica quan tâm hơn cả là uy tín của nhà cung cấp giải pháp ERP, sự thuyết phục ở một đội ngũ chuyên viên tư vấn, kỹ thuật nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình.
Ngày 16/12/2003, Bibica chính thức ký hợp đồng với FES HCM và tiến hành triển khai dự án Oracle cho nhà máy của Bibica đặt tại KCN Biên Hoà 1, tỉnh Đồng Nai và các chi nhánh TP HCM, Hà Nội, Cần Thơ. FES đã cài đặt Oracle trên nền máy chủ HP ML370 và thông qua đường truyền Internet tốc độ cao ADSL cho phép người dùng có thể truy cập từ xa. Mọi chứng từ giao dịch từ các bộ phận, phòng ban đều được hệ thống xử lý trên server nên ưu điểm của giải pháp này là giúp giải phóng sức nặng về đường truyền tại các máy client, dữ liệu được xử lý tập trung tại một chỗ nên tiện cho việc nâng cấp, quản lý toàn hệ thống cho doanh nghiệp sau này. Không những thế mà giải pháp Oracle cho phép chỉ cần triển khai tại trụ sở văn phòng chính, nhưng vẫn đảm bảo người dùng tại các công ty thành viên của Bibica vẫn có thể truy cập trực tuyến vào hệ thống Oracle để sử dụng. Điều này cho thấy giải pháp Oracle giúp doanh nghiệp tăng tính nhất quán của hệ thống và tính thống nhất trong cách thức quản lý toàn công ty.
Đến thời điểm này, Bibica và FPT đã có thể chính thức tuyên bố hoàn thành dự án triển khai ERP - Oracle tại trụ sở chính của Bibica tại Đồng Nai và chuyển giao công nghệ toàn bộ cho Bibica vận hành và sử dụng. Với vai trò người đi tiên phong trong việc áp dụng phần mềm quản lý tiên tiến của nước ngoài, Bibica đã tạo tiếng vang lớn cho các doanh nghiệp Việt Nam trong ngành sản xuất và chế biến thực phẩm, đồng thời sẽ là tiền đề cho Bibica tiếp tục hướng đi vững chắc trong quá trình phát triển.
Những kinh nghiệm, sự trưởng thành có được qua dự án ERP đầu liên đối với FES cực kỳ quan trọng và ý nghĩa. Mặc dù trước đó, đội tư vấn triển khai ERP của FPT đã kinh qua một số dự án lớn tại VSP, Unilerver. Thành công dự án Bibica đem đến một hệ thống kinh nghiệm quy củ hơn. Có thể kể đến đó là sự hiểu biết về nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp, các chức năng trong Oracle phục vụ cho giải pháp đã tăng lên bội phần. Một diễn đàn cho việc tư vấn triển khai Oracle đã xuất hiện để phục vụ việc chia xẻ các kinh nghiệm, hiểu biết giữa các thành viên. FES đã có thể tự hào bởi đội ngũ triển khai đã trưởng thành về kiến thức, kinh nghiệm, sẵn sàng thực hiện các dự án tương tự và lớn hơn trong lương lai. Các quy trình triển khai cũng đi dần vào ổn định, tạo sự chuyên nghiệp trong các công tác tư vấn, thiết kế, quản trị, triển khai. Đây cũng là dự án mà FES HCM và FES HN cùng phối hợp tham gia triển khai trên các địa bàn khác nhau, khẳng định sức mạnh triển khai toàn quốc của FPT.
Đây là dự án ERP có phần quản lý SX lần đầu tiên được một công ty VN triển khai thành công tại VN. Sắp tới, từ tháng 11/2004, nhà máy Savimex sản xuất và kinh doanh đồ gỗ (và cũng được niêm yết trên thị trường chứng khoán HCM) cũng sẽ chúnh thức vận hành hệ thống tương tự cho quản lý doanh nghiệp của mình.
- Trong ảnh: Các thành viên trong đội dự án triển khai ERP cho Bibica, năm 2004
